nr kor.

Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia   

      Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień: Pytanie nr 1: "Dotyczy §2 pkt 3) - Klient - osoba fizyczna lub prawna korzystająca z systemu GRM poprzez zawarcie odpowiedniej umowy z Zamawiającym, za pośrednictwem Wykonawcy. Za automatyczne zawarcie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (Miastem Gliwice) za pośrednictwem Wykonawcy rozumie się rejestrację, akceptację regulaminu i treści umowy oraz uiszczenie opłaty inicjalnej przez klienta systemu GRM. Klient na etapie zawierania umowy wskaże numer konta bankowego, na które zostaną zwrócone zgromadzone i niewykorzystane przez niego środki z tytułu opłaty inicjalnej oraz kwot doładowania. Za automatyczne rozwiązanie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (za pośrednictwem Wykonawcy) rozumie się zakończenie funkcjonowania systemu GRM;

Czy Zamawiający zgadza się na zmianę brzmienia § 2 pkt 3 na: „Klient – osoba fizyczna korzystająca z systemu GRM poprzez zawarcie odpowiedniej umowy z Wykonawcą, akceptację regulaminu i treści umowy oraz uiszczenie opłaty inicjalnej przez klienta systemu GRM. Za automatyczne rozwiązanie umowy z Klientem rozumie się zakończenie funkcjonowania systemu GRM”

Powyższa konstrukcja powoduje, że wszystkie umowy byłby zawierane na rzecz i w imieniu Zamawiającego co jest niezgodne z postanowieniami o tym, że to Wykonawca jest Administratorem danych a także stoi w sprzeczności z zamówioną usługą. Zgodnie z brzmieniem projektu umowy przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi użyteczności publicznej pasażerskiego transportu rowerowego polegającej na umożliwieniu pobraniu i zwrotu roweru w dowolnej stacji publicznego systemu GRM za opłatą wg taryfy przyjętej przez Zamawiającego, prowadzonej w spół ciągły przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia w okresie funkcjonowania systemu (…) obejmującej zorganizowanie, bieżące zarządzenia i eksploatacje rowerów, pobieranie opłat za korzystanie z roweru oraz utrzymanie i obsługę wszystkich urządzeń związanych z funkcjonowaniem systemu GRM. W przypadku braku akceptacji Wykonawca prosi o przedstawienie wzoru umowy powierzenia danych które Zamawiający powierzy Wykonawcy. Wykonawca pragnie także podkreślić, że utrzymanie brzmienia § 2 ust. 3 stoi w sprzeczności z § 12 ust. 1 umowy.

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów OPZ. Pytanie nr 2: W ocenie Pytającego we Wzorze Umowy Zamawiający błędnie wskazał (w §12), że Administratorem danych osobowych związanych z realizowaniem usługi (system GRM) jest Wykonawca. Zgodnie z przepisami RODO (Art. 4 pkt 7) Administratorem jest podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Patrząc na tę definicję i kolejne postanowienia przedstawionego przez Zamawiającego wzoru umowy należy wskazać, że wynika z nich, że to de facto Zamawiający ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych, a zatem to Zamawiający będzie Administratorem danych osobowych Klientów GRM, np.:

• §1 ust. 3 - Z chwilą podpisania niniejszej umowy Zamawiający staje się uprawniony do wykorzystywania urządzeń składających się na system GRM w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy; • §2 pkt 3) - Klient - osoba fizyczna lub prawna korzystająca z systemu GRM poprzez zawarcie odpowiedniej umowy z Zamawiającym, za pośrednictwem Wykonawcy. Za automatyczne zawarcie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (Miastem Gliwice) za pośrednictwem Wykonawcy rozumie się rejestrację, akceptację regulaminu i treści umowy oraz uiszczenie opłaty inicjalnej przez klienta systemu GRM. Klient na etapie zawierania umowy wskaże numer konta bankowego, na które zostaną zwrócone zgromadzone i niewykorzystane przez niego środki z tytułu opłaty inicjalnej oraz kwot doładowania. Za automatyczne rozwiązanie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (za pośrednictwem Wykonawcy) rozumie się zakończenie funkcjonowania systemu GRM; • §4 ust. 2 pkt 3) - Wykonawca dostarczy Zamawiającemu projekty dokumentów określające prawa i obowiązki klientów systemu GRM, w szczególności regulamin korzystania z systemu GRM zawierający zasady korzystania z systemu GRM, w terminie do 14 dni od daty podpisania umowy; • §4 ust. 2 pkt 3) - Wykonawca przygotuje projekt umowy zawieranej z klientami na korzystanie z systemu GRM i przedstawi Zamawiającemu do uzgodnienia nie później niż 14 dni po podpisaniu umowy; • §10 ust. 1 - Klienci korzystający z systemu GRM ponoszą opłaty za wypożyczenie roweru oraz opłatę inicjalną wg taryfy przyjętej przez Zamawiającego; • §10 ust. 2 - Rejestracja, akceptacja regulaminu i treści umowy stanowiącej załącznik do regulaminu oraz uiszczenie opłaty inicjalnej przez klienta systemu GRM stanowi automatyczne zawarcie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (Miastem Gliwice) za pośrednictwem Wykonawcy z zastrzeżeniem §8, kiedy umowa zostanie zawarta pomiędzy klientem a Wykonawcą.

Tym samym ewidentnie wskazano, że to Zamawiający w pełni decyduje o systemie GRM, a zatem o sposobach przetwarzania danych osobowych Klientów GRM, to z Zamawiającym Klienci zawierają umowy na korzystanie z GRM, to Zamawiający ma dostęp do systemu GRM, etc. W związku z powyższym zamiast obecnej treści §12 należy wskazać, że w związku ze zleceniem przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy przygotowania i pomocy w eksploatacji systemu GRM pomiędzy Stronami umowy dojdzie do powierzenia danych osobowych Klientów, a tym samym do umowy głównej należy dodać taką umowę (zgodnie z wymaganiami art. 28 RODO). Czy zamawiający zgodzi się na modyfikację?

Odpowiedź: Zamawiający dokona zmiany zapisów umowy oraz modyfikacji SIWZ. § 12 ust. 1 umowy otrzyma brzmienie: "1. Administratorem danych osobowych związanych z realizowaniem usługi jest Zamawiający, który w drodze odrębnej umowy (zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy) powierzy ich przetwarzanie Wykonawcy.". Do § 21 ust. 6 umowy dodany zostanie się pkt 3) w brzmieniu: „3) umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych”.

Do SIWZ zostanie dodany ZAŁĄCZNIK nr 11 - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.  

UWAGA! W związku z odpowiedzią udzieloną na Pytanie nr 2 (powyżej) zmianie ulega odpowiedź na Pytanie nr 16 (poniżej), opublikowana w dniu 21.01.2021 r.: Pytanie nr 16:

OPZ B 2 ppkt 3 Warunkiem korzystania z roweru będzie automatyczne zawarcie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (Miastem Gliwice) za pośrednictwem Wykonawcy, Zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, że administratorem danych osobowych związanych z realizowaniem usługi jest Wykonawca, który będzie dostarczał system rowerów publicznych na zlecenie Zamawiającego. W związku z powyższym zwracamy się z wnioskiem o usunięcie powyższego zapisu. Odpowiedź: Zamawiający dokona zmiany zapisów umowy oraz modyfikacji SIWZ. § 12 ust. 1 umowy otrzyma brzmienie: "1. Administratorem danych osobowych związanych z realizowaniem usługi jest Zamawiający, który w drodze odrębnej umowy (zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy) powierzy ich przetwarzanie Wykonawcy.". Do § 21 ust. 6 umowy dodany zostanie się pkt 3) w brzmieniu: „3) umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych”. Do SIWZ zostanie dodany ZAŁĄCZNIK nr 11 - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

 

  Z poważaniem Jolanta Górecka-Wróbel Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych

Kopia aa.