nr kor. UM.427476.2022

Odpowiedź na zapytania do specyfikacji warunków zamówienia

        Zgodnie z art. 284 ust. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:  

 

 

 

Pytanie nr 17: w ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający wskazuje na potrzebę zapewnienia biura (zaplecza administracyjnego) przez Wykonawcę, m.in. wskazując w załączniku nr 8 do SWZ niniejszy zapis: “Wykonawca niniejszego zamówienia zobowiązany jest do zorganizowania na własny koszt w ciągu 14 dni od podpisania umowy (o gotowości należy pisemnie powiadomić Zamawiającego): -zaplecza biurowego wyposażonego w niezbędny sprzęt biurowy (dostęp do Internetu, fax, aparat telefoniczny, komputer, itp.), - środki transportu dla personelu do wykonywania czynności związanych z nadzorem, - obsługi administracyjnej. Biuro należy zlokalizować w Gliwicach lub miastach ościennych.”

W przedmiotowym zakresie zadań, tworzenie kolejnego miejsca biurowo-administracyjnego (przez Wykonawcę, który posiada już stosowne zaplecze np. w innym mieście) jest nieuzasadnione z punktu ekonomicznego prowadzonego postępowania - poza tym brak w całym opisie postępowania logicznego uzasadnienia takiego miejsca, przez co nasuwają się m.in. następujące pytania: czemu ma ono służyć w codziennej realizacji zadań, jaki jest cel w kontekście potrzeb Zamawiającego, co w tym miejscu będzie realizowane co wpływa na zadania bezpośrednie (bez których nie można ich zrealizować), w jakim celu obsługa administracyjna ma być w siedzibie tego miejsca, a nie w dotychczasowej siedzibie -bez uszczerbku na wywiązanie się z zadań administracyjnych, i wiele innych? W dobie dzisiejszego postępu, rozwiązań teleinformatycznych oraz możliwości zasobów (rozwiązań informatycznych wspierających prace administracyjną/biurową, mobilność personelu, możliwości zastosowania podpisów elektronicznych -wpływ na ochronę środowiska) działania administracyjne mogą być realizowane “zdalnie/zaocznie” – zakres przedmiotowy w żaden sposób nie koreluje z tym założeniem -nie wykazano, że bez zaplecza biurowego (w pobliżu Zamawiającego) wszystkie prace mogą nie zostać zrealizowane płynnie i z zachowaniem efektywności/celu/rezultatu. Dlatego też należy zauważyć, że wskazane założenie wpływa na gospodarność środków finansowych Zamawiającego (publicznych), gdyż Wykonawca musi w ofercie cenowej założyć koszty związane z tym wydatkiem (nie połączonym logicznie z przedmiotem umowy), a w konsekwencji podrożyć kwotę postępowania. Sytuacja w zakresie “niegospodarności środków publicznych” dotyczy również “obowiązku zapewnienia sali mieszczącej 20 osób, celem przeprowadzenia Rad Technicznych” -Zamawiający zapewne dysponuje odpowiednim zasobem, a zatem w myśl polityki Unii Europejskiej “zrównoważonego rozwoju”, nabywanie usługi będącej w zasobach Zamawiającego, narusza ją w sposób bezpośredni. Mając na względzie powyższe, wnosi się o zniesienie obowiązku wymaganego od Wykonawcy w zakresie “zapewnienia zaplecza biurowego w Gliwicach lub miastach ościennych” oraz “zapewnienia sali mieszczącej 20 osób, celem przeprowadzenia Rad Technicznych”.

 

Odpowiedź: Zamawiający uwzględnia wniosek Wykonawcy i znosi obowiązek zapewnienia przez Wykonawcę zaplecza biurowego w Gliwicach lub miastach ościennych oraz zapewnienia sali mieszczącej 20 osób, celem przeprowadzenia Rad Technicznych.

Zamawiający zmodyfikuje Opis przedmiotu zamówienia we wskazanym zakresie.

 

 

Pytanie nr 18: – w nawiązaniu do udzielonej przez Zamawiającego odpowiedzi na pytanie nr 16 (zgodnie pismem nr ZA.271.10.2022 z dnia 21.03.2022 roku) dotyczące braku wynagrodzenia dla Wykonawcy w sytuacji przedłużenia się umowy, należy zauważyć, że brak zgody na wprowadzenie odpowiedniego mechanizmu oraz podtrzymanie tego założenia, bezpośrednio wpływa na naruszenie ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w której wskazano m.in., że: “Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący...” oraz “W celu ustalenia przez wykonawców charakteru i zakresu zamówienia oraz wymagań formalnych i proceduralnych dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza opis potrzeb i wymagań. informacje zawarte w opisie potrzeb i wymagań formułuje się w sposób wystarczająco precyzyjny, aby umożliwić wykonawcom ustalenie charakteru i zakresu zamówienia oraz podjęcie decyzji co do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu”. W przedmiotowym założeniu nie wskazano precyzyjnie założeń związanych z możliwym przedłużeniem terminu realizacji przedmiotu zamówienia -Zamawiający powinien użyć stosownych mechanizmów/rozwiązań w tym zakresie w celu spełnienia założeń o precyzyjnym formułowaniu opisu potrzeb i wymagań, m.in.: -zastosowania (jak zaproponowano w pytaniu nr 16 w/w pisma) mechanizmu dodatkowego wynagrodzenia w odpowiedniej proporcji za każdy miesiąc realizacji przedmiotu umowy w korelacji z kwota główną lub -podjąć się próby określenia granicznego terminu tego zdarzenia, np. do 6 miesięcy -co pozwoli oszacować ryzyko związane z tym zagadnieniem lub -zastosować dodatkowe kryterium w ocenie oferty, np. wskazując na odpowiednie widełki przedłużenia przedmiotu zamówienia przy zastosowaniu kwoty ryczałtowej lub -inny precyzyjnie wskazany, który pozwoli Wykonawcy na oszacowanie kwoty związanej z tym zagadnieniem. Brak zastosowania któregoś z powyższych mechanizmów/rozwiązań, niesie za sobą potrzebę oszacowania przez Wykonawcę ryzyka przedłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia, gdzie odpowiedzią (na to ryzyko) jest zwiększona oferta cenowa, a w konsekwencji przekłada się to na gospodarność środków finansowych Zamawiającego (publicznych). Mając na względzie powyższe, wnosi się do Zamawiającego o wdrożenie takiego mechanizmu, który pozytywnie wpłynie na ocenę zapisów postępowania pod kątem spełnienia zasady precyzyjności formułowania potrzeb i oczekiwań ze strony Zamawiającego, a w konsekwencji na politykę gospodarności środków finansowych Zamawiającego (publicznych).

 

Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie zmian we wskazanym zakresie.

 

  Z poważaniem Jolanta Górecka-Wróbel Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych