Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis usługi:

Wydział:

Co powinienem wiedzieć?

Zgon należy zarejestrować natychmiast po otrzymaniu od lekarza karty zgonu, w usc właściwym dla miejsca, w którym zgon nastąpił.
Zgłoszenie zgonu następuje przez złożenie kierownikowi urzędu stanu cywilnego karty zgonu w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia. Jeżeli zgon nastąpił na skutek choroby zakaźnej, zgłoszenia zgonu dokonuje się w ciągu 24 godzin od zgonu.
Akt zgonu sporządza się w dniu, w którym dokonano zgłoszenia zgonu.

Kto może załatwić sprawę?

Do zgłoszenia zgonu zobowiązani są w kolejności:

• pozostały małżonek
• krewni zstępni / krewni wstępni / krewni boczni do 4 stopnia pokrewieństwa
• powinowaci w linii prostej do 1 stopnia
• szpital lub inny zakład jeżeli zgon nastąpił w szpitalu lub innym zakładzie
• każdy kto posiada kartę zgonu i pełnomocnictwo osób uprawnionych do otrzymania odpisów z aktu stanu cywilnego
• upoważniony pracownik publicznej uczelni medycznej albo uczelni publicznej prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych.
   

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Od ręki przy zgłoszeniu.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Karta zgonu wystawiona przez placówkę służby zdrowia.
2. Dowód osobisty osoby zmarłej lub paszport.
3. Dowód osobisty współmałżonka dla osób pozostających w związku małżeńskim, jeżeli jest dostępny.
4. Dowód osobisty osoby, która zgłasza zgon.
5. Paszport lub książeczkę wojskową osoby zmarłej, jeżeli są dostępne.
6. Wzór pełnomocnictwa
   (jeśli ustanowiono pełnomocnika. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.)
    

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Sporządzenie aktu zgonu nie podlega opłacie.

W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa) - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa.
Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu - wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej.

Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.

Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w opłatomatach (zlokalizowanych na parterze w urzędzie na ul. Zwycięstwa 21). Płatności można dokonywać zarówno kartą płatniczą, jak i gotówką lub przelewem na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN; PL 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055:
BIC (SWIFT); BIGBPLPW)   

Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty:
Opłata alternatywna:
17 zł Opłata skarbowa za pełnomocnictwo
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Przygotowanie wymaganych dokumentów.

Krok 2
Zgłoszenie się do Urzędu Stanu Cywilnego na stanowisko Rejestracja Zgonów.

Krok 3
Sporządzenie protokołu zgłoszenia zgonu, który podpisują zgłaszający zgon i kierownik urzędu stanu cywilnego.

Krok 4
Sporządzenie aktu zgonu.

Krok 5
Wydanie 1 skróconego odpisu aktu zgonu sporządzonego bezpośrednio po rejestracji zgonu.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Urząd Stanu Cywilnego w Urzędzie Miasta w Gliwicach
(parter ul. Zwycięstwa 21).

Tel. 32-238-54-54 lub 32-239-12-88.
Fax: 32 -239-13-48
usc@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Załatwienie sprawy wiąże się z osobistym przybyciem do USC z kartą zgonu. Można udzielić pełnomocnictwa - pełnomocnictwo pisemne.

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego  tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378)
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. tj. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1904)
3. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29.05.2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. 2023 poz. 1023)
4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tj. (Dz.U. z 2024 r. poz. 572)
5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111)

Tryb odwoławczy

Do Wojewody Śląskiego w Katowicach za pośrednictwem kierownika usc w ciągu 14 dni od doręczenia odmowy.

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

Tożsamość administratora
Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach, mający siedzibę w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21.

Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt albo pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydentem Miasta w Gliwicach można się skontaktować poprzez adres email usc@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres email iod@um.gliwice.pl
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna
Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego
• dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Odbiorcy danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Okres przechowywania danych
Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego
przechowuje przez okres:

1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca
popełnienia domniemanego naruszenia.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
• kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Kategoria sprawy:

Numer karty